Sở hữu văn phòng (chi phí thấp) tại vị trí đắc địa

Dễ hiểu khi bà Mee Kim, Chủ tịch CEO SUITE, công ty cung cấp dịch vụ văn phòng sẵn sàng, luôn nở nụ cười rạng rỡ. Đầu tháng 12, CEO SUITE, công ty dưới sự lãnh đạo của bà, đã khai trương chi nhánh thứ 10 tại One Pacific Place ở Khu thương mại trung tâm Sudirman (SCBD). Tòa nhà mới này là trung tâm kinh doanh và thương mại kết hợp căn hộ dịch vụ, khách sạn và trung tâm mua sắm cao cấp.

Theo bà Mee Kim, nhiều công ty đa quốc gia sử dụng dịch vụ văn phòng sẵn sàng do công ty bà cung cấp. Việc họ chọn những văn phòng sẵn sàng vào ở được quản lý chuyên nghiệp là điều phổ biến, đó là lý do bà quyết định mở thêm chi nhánh mới tại Gia-các-ta, sau khi đã cung cấp dịch vụ tương tự tại tầng 39 tòa nhà GKBI và tầng 17 tòa nhà Sở Giao dịch Chứng khoán Indonesia (BEI), với tỷ lệ lấp đầy từ 85 đến 95%.

Ngoài ba địa điểm văn phòng tại Gia-các-ta đã hoạt động từ năm 1977, CEO SUITE còn có các địa điểm văn phòng tại Xin-ga-po, Kuala Lumpur, Ma-ni-la, Băng Cốc, Bắc Kinh, Phố Tây Thượng Hải và Phố Đông Thượng Hải.

Theo bà Mee Kim, nền kinh tế đang cải thiện, thể hiện qua dòng vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài đổ vào, đã khiến Indonesia ngày càng hấp dẫn hơn trong mắt nhà đầu tư nước ngoài, và đó là lý do nhu cầu văn phòng trọn gói ngày càng lớn. “Chúng tôi tập trung phục vụ thị trường cao cấp đòi hỏi dịch vụ đẳng cấp, từ không gian văn phòng, nhân sự, công nghệ hiện đại đến bất kỳ dịch vụ nào khác mà khách thuê có thể cần,” bà nói.

Văn phòng trọn gói là loại hình văn phòng mà giới kinh doanh tại các thành phố lớn trên thế giới, trong đó có Gia-các-ta, đang cần. Lấy ví dụ anh Yogas, một kế toán cần văn phòng tại Tam giác Vàng của Gia-các-ta. Dù có một ngôi nhà rộng rãi tại khu cao cấp ở phía đông Gia-các-ta có thể dùng làm văn phòng, anh vẫn cảm thấy cần một địa chỉ kinh doanh mang tính chiến lược hơn.

Đó là lý do anh cần đến dịch vụ của một công ty cho thuê văn phòng tại Khu thương mại trung tâm (CBD). Và anh không cần bất kỳ văn phòng nào, mà là văn phòng được trang bị sẵn các tiện ích văn phòng hiện đại như máy fax, điện thoại, kết nối internet và quan trọng nhất là dịch vụ hỗ trợ thư ký. Theo anh Yogas, những tiện ích được cung cấp tại văn phòng này là quá đủ cho công việc kinh doanh của anh. “Tôi cảm thấy như mình đã thuê được một thư ký riêng,” anh nói.

Với một kế toán như anh Yogas, văn phòng sẵn sàng là lựa chọn khôn ngoan. Thuê văn phòng là chuyện bình thường, nhưng loại văn phòng anh đang thuê thì không. Dù văn phòng của anh không rộng bằng một văn phòng ở vùng ven thành phố, nó vẫn thừa đủ cho nhu cầu của anh. Thêm vào đó, việc có sẵn mọi tiện ích đã giúp anh giảm thiểu chi phí ban đầu. Mô hình văn phòng nhỏ này thực sự được ban quản lý tòa nhà văn phòng cung cấp cho những ai muốn có văn phòng ảo, có thể dùng để khẳng định sự hiện diện hoặc chỉ làm địa chỉ nhận thư hay số điện thoại.

Thực ra, việc sở hữu một văn phòng (chi phí thấp) trong một tòa nhà danh tiếng chẳng có gì mới. Chẳng hạn, các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng hoạt động giống như một trung tâm kinh doanh. Không chỉ là không gian, mà là một văn phòng thiết kế đẹp, đầy đủ nội thất cùng trọn bộ dịch vụ như đường dây điện thoại, internet tốc độ cao, hội nghị truyền hình, máy fax, tủ hồ sơ, điện và điều hòa không khí, chưa kể dịch vụ thư ký để sắp xếp lịch hẹn, đặt suất ăn, tổ chức sự kiện, gửi thư hàng loạt, in màu và photocopy tài liệu.

Những văn phòng trọn gói này có thể thuê theo tháng với mức giá cạnh tranh. Khách hàng muốn thuê văn phòng chỉ cần nộp bản sao chứng minh thư cư trú và giấy phép kinh doanh (SIUPP), và sau khi thanh toán tiền thuê ban đầu cùng tiền đặt cọc, họ có thể hoạt động 24 giờ. Một văn phòng rộng 16 đến 20 mét vuông có giá thuê từ Rp 4 triệu đến Rp 8 triệu mỗi tháng. Mức giá này bao gồm trang thiết bị văn phòng như ghế và bàn điều hành dành cho giám đốc, đường dây điện thoại, tủ hồ sơ, nhân viên văn phòng và các chi phí phát sinh như điện, vệ sinh và bảo trì. Trong trung tâm còn có phòng họp và phòng hội nghị nội thất sang trọng, được sử dụng luân phiên với các khách thuê khác theo hệ thống đặt chỗ ai đến trước được phục vụ trước.

Mô hình văn phòng trọn gói đã phát triển qua nhiều năm, với dịch vụ ngày càng hoàn thiện và tinh tế hơn. Thứ được cho thuê không chỉ là những văn phòng trống, mà là một giải pháp văn phòng toàn diện với đầy đủ nội thất, nhân sự, đội ngũ hỗ trợ công nghệ thông tin và trang thiết bị.