靈活性的生意

打了多年工之後，May Leong 終於要自立門戶，創辦自己的諮詢公司。雖然她對公司設在哪裡並不太挑剔，但有限的資金意味著租用辦公室、添置傢俱和聘請員工都不在考慮之列。

與此同時，一家歐洲電信公司正打算試水馬來西亞市場。公司派出一位高層經理 Peter Graves 來這裡設立辦公室。

然而，Graves 希望立即開始工作，並希望辦公地點位於吉隆坡城中城。作為外國人，他不清楚在這裡註冊公司和租賃辦公室的程序，也不想為此操心——至少在初期階段不想。

因此，Leong 和 Graves 都決定求助於提供服務式辦公室的公司，這正是滿足他們需求的完美方案。

服務式辦公室？

你可能會問，這是什麼？據 Filippo Sarti 介紹，服務式辦公室為追求運營靈活性的公司提供傢俱齊全的辦公空間，以及其他行政和基礎設施服務。這類辦公室也被稱為服務式套房或商務中心。

Rina Ho 也認同 Sarti 的看法。她指出，對於不想被設立辦公室的瑣碎細節纏身的人來說，服務式辦公室再合適不過了。

她說，與普遍看法相反，服務式辦公室在馬來西亞並不新鮮，已經存在了 15 年。據 Ho 介紹，當時人們誤以為服務式辦公室價格昂貴，只面向外籍人士或高端企業，而當時的本地商人更喜歡在自己的場所經營。

她說，實際上，服務式辦公室可以為公司節省大量資金、時間和麻煩，並補充說，如今觀念正在改變，人們逐漸認識到大多數企業都能享受到的好處。

這一點在入駐率數據中得到了明顯體現，尤其是吉隆坡黃金三角區的服務式辦公室。例如，位於 Jalan Sultan Ismail 附近的 Q 服務式辦公室，41 間套房的平均入駐率為 80%；雙子塔的另一家商務中心入駐率高達 90%，幾乎全滿；而吉隆坡城中城 Menara Maxis 的 CEO SUITE 自今年八月以來一直滿租。

Sarti 說，過去五個月來，服務式辦公室的需求激增。他說，他的中心諮詢量增加了 25%，銷售額增長了 40%。

「很多公司都在縮減規模，它們寧願選擇服務式辦公室，而不是傳統辦公室，因為後者有許多固定成本。在當今的經濟環境下，大多數公司更希望成本是可變的，」他說。

辦公服務的類型：CEO SUITE 中心經理 Carrie Law 詳細介紹了商務中心提供的辦公服務類別，即即時辦公室和虛擬辦公室。

她說，即時辦公室適合需要儘快設立實體辦公室的人，而虛擬辦公室更適合經常外出奔波的人。

「即時辦公室深受跨國公司、代表處、員工人數較少的公司，甚至本地新創企業的歡迎，」她說。

Law 說，虛擬辦公室非常適合在家工作的人。客戶通常不佔用實體空間，但可以通過專用電話線和顯赫的通訊地址高效開展業務。

「在 CEO SUITE，客戶的來電隨時都會得到及時、專業的處理，即使他們外出也不例外。對於重要來電，前台會立即轉接給他們，」她解釋說。

Sarti 說，服務式辦公室尤其適合兩類客戶：一類是考慮擴展到另一個市場並希望在當地設立據點的公司，另一類是希望擁有顯赫地址的獨立企業。

對於第一類，公司可能還沒有發展到值得設立完整分公司的階段，因此在這種環境中設立代表處是次優選擇。

而對於第二類，顯赫的地址不僅能贏得尊重、塑造公司希望推廣的形象，還能讓公司去爭取它想要服務的特定客戶群。

服務式辦公室的特點

靈活性是服務式辦公室的關鍵詞。公司可以選擇短至一小時、長至數年的租期，不像傳統辦公室那樣要求租戶簽訂兩到三年的租約。

Sarti 說，大多數公司選擇的平均租期為八個月至一年，而且大多數會以相近的期限至少續約一次。

「我們發現，越來越多的公司希望利用服務式辦公室提供的靈活性——尤其是在過去五六年間——以防範不可預見的經濟變化，」他說。

他說，在一般辦公室經營的企業還需要大量資本投入，而且讓辦公室投入運作非常耗時，有時長達六個月。「然而，使用服務式辦公室，客戶只需走進來、坐下，就能立即開始工作，」他說。

Ho 說，服務式辦公室不同於單人家庭辦公室（SOHO）的概念，因為服務式辦公室除了擁有專業地址外，還提供商務化的工作環境。

服務式辦公室的靈活性也延伸到樓面空間。Law 說，根據經濟狀況和整體商業氛圍，服務式辦公室的客戶可以相應地擴大或縮小辦公空間。

「同樣，在傳統辦公室你做不到這一點，因為業主要求你在固定期限內確定所需的空間大小。如果公司擴張，你將被迫尋找更大的場所；如果公司縮編，就會造成空間浪費，」Sarti 說。

此外，安全也至關重要，一些服務式辦公室在戰略位置安裝了閉路電視。客戶會獲發一張智能卡，可隨時進入自己的辦公室。

Law 說，每位 CEO SUITE 客戶都會獲得專屬身份證和智能卡，經編程後可進入 CEO SUITE 及其辦公室。為了加強安全，CEO SUITE 設有指紋門禁系統，只允許獲授權人員進入中心。

CEO SUITE 還提供其他辦公配套，讓租用其套房毫無麻煩：行政辦公桌、行政椅和文件櫃等設計師辦公傢俱，先進的 IT 基礎設施，秘書和翻譯等訓練有素的支持人員，以及無限量供應的茶和現煮咖啡。更重要的是，電、水和空調等公用設施，以及日常清潔和一般維護均免費提供。

不過，Ho 說，服務式辦公室運營商會對其他消耗品按實際使用量收費，包括打印和複印服務、電話費以及會議室/董事會議室設施。

至於租金，三家運營商都表示取決於客戶的要求，例如辦公室類型和面積、租期以及所需服務。所有這些都會根據個人需求打包組合。

Law 說，CEO SUITE 的租金為每月 2,500 令吉至 5,000 令吉，而 Q 中心的虛擬辦公室月費為 400 令吉，小型辦公空間約為 2,500 令吉。

Sarti 補充說，與傳統辦公室相比，選擇服務式辦公室一年租約的人可以節省高達 50% 的費用。

地段、地段、地段

當被問及地段對客戶是否是重要因素時，Sarti 和 Law 都給出了肯定的回答。

Sarti 說地段是決策過程中的主要因素之一，Law 則解釋說，展現恰當的形象對公司非常重要，而要做到這一點，公司需要位於合適的地段，周圍有現代化的基礎設施。

「在黃金三角區或吉隆坡城中城一帶，還有哪裡能像服務式辦公室這樣，讓公司以合理的成本經營業務呢？」她反問道。

不過，Ho 認為這取決於個人需求。

「基本上，我們屬於服務業，因此更重要的是服務質素。如果不能為客戶提供高效、禮貌的服務，把辦公室設在顯赫地段也沒有意義，」她指出。

她補充說，過去的服務式辦公室不太重視服務質素，而如今的客戶更加見多識廣、要求更高。

不容混淆

這麼多公司在服務式辦公室裡經營，負責接聽電話的前台竟能知道該把來電轉給誰或引導到哪裡，簡直是個奇蹟。她們會弄錯嗎？

CEO SUITE 的 Law 說，公司投入了大量資源建設良好的基礎設施，以滿足 21 世紀精通 IT 的客戶的需求。

在 CEO SUITE，最先進的「專用自動交換分機」（PABX）系統讓前台能夠識別每一通來電，並具有提示前台如何為客戶處理來電的功能。

Law 說，新租戶簽約時，公司會獲得一個專屬電話號碼。他們會把客戶的公司名稱和起租日期連同電話號碼一起錄入 PABX 系統。

「整個過程不到 10 分鐘，只要有找他們的來電，公司名稱就會出現在顯示器上。前台隨後會把來電轉接給相應的公司，」她說。

她補充說，如果客戶不在辦公室，也可以選擇把來電轉接到他們的手機。

對於上門訪客，CEO SUITE 的前台會詢問訪客要見誰，然後致電相關客戶告知有訪客到訪。簡而言之，中心以跨國企業的方式運作，為所有客戶展現恰當的企業和專業形象。

輕鬆設立

好的服務式辦公室看起來和任何城市中央商務區裡的其他辦公室差不多。簡潔、現代、佈置雅緻，如果你以為這是一家 IT 公司或國際管理諮詢公司的總部，那也情有可原。

然而，區別在於看不見的地方——所提供的服務、便利和靈活性。為了更清楚地了解這些好處，《PropertyTimes》採訪了這些服務式辦公室的一些租戶。英國電信 BT Telconsult Malaysia Sdn Bhd 總經理 Andrew Cottam：

「去年十一月初，在一位中介的推薦下，我們搬進了 CEO SUITE。

地段就在雙子塔旁邊，非常完美，收費在我們的預算之內，提供的設施也是一流的。

為什麼我選擇服務式辦公室而不是傳統辦公室？作為一家來馬來西亞開展業務的外國公司，我們希望一切都能立即到位，免去行政上的麻煩，也不必浪費時間四處尋找合適的辦公空間。

如果尋找傳統辦公空間，我們還會在設備、傢俱和合適的員工上浪費時間和金錢。

我們在 CEO SUITE 找到了想要的一切，他們提供的所有設施都超出了我們的預期。

此外，與其他辦公室相比，他們提供的租期更加靈活。例如，我可以先租一間小套房六個月，到時候再輕鬆地擴大或縮小辦公室。