会议这回事，人人都觉得难以做得妥当。由订定时间、紧守时间表，以至努力在整场会议中保持清醒，它仿佛背负着一种污名，令许多人无法开一场有成效的会议。讽刺的是，这个概念其实极为简单。那么，为甚么许多企业都无法经常开出有成效的会议？为甚么会议总是恶名昭彰，被视为只是消磨时间的借口？而你又如何令会议真正富有成效？
会议之所以往往缺乏成效，原因或许是许多人低估了它对团队或业务的影响。但只要你把会议当作其他关键流程一样看待，而不只是朝九晚五工作中的一段休息，你就可以时刻开出有成效的会议。何况，规则其实很简单。
准时开始
许多人低估了凡事准时开始的重要性与整体影响。即使只是一场十分钟的会议，当你准时开始，基本上就是在确立每个人时间的重要性，并强调这场会议不只是休息，而是工作日中重要的一环。准时开始亦让你有个好开始，尤其当你已列出讨论要点——这就带到第二条规则。
说明你的目标与讨论要点
有时候会议会冗长地拖下去，而作简报的人又偏离了目标。在这些情况下，会议中的其他与会者可能无法好好跟上讨论，整场会议都在发白日梦。只要在开场时说明目标，你就能定下会议的基调，让大家都紧扣团队应该讨论的内容。
把会议时间缩短
如果可以，不要把会议安排得比所需时间更长。有些人会安排四小时的会议，并非因为简报真的要讨论那么久，而只是想留有余裕，以防讨论内容离题。但最有成效的会议，并不是最长的那些。无论你安排的是十分钟会议还是全日会议，都要确保当中每一分钟都获得妥善运用。如果情况许可，就尽量缩短会议，以免与会者长时间困在会议室而生闷气，或纯粹感到沉闷。
邀请每个人发表意见
说到有人感到沉闷，要令每个人在会议中都保持精神，其中一个必然奏效的方法，就是邀请所有与会者在会议中发表意见。无论他们的意见多微小，或对某个讨论要点有多大异议，每个人都应该获得时间表达自己的看法。毕竟他们身处会议之中，而这正是分享己见的最理想场合。
重温你是否已达成最初订下的目标
有系统地安排会议的进行方式，确实有助于达成目标。而关于如何开一场高效会议的最后一条规则，就是快速回顾到目前为止讨论过的所有内容，并与会议开始时列出的目标清单作对比。这样一来，当你离开会议室时，就不会怀疑自己是否真的有所收获，因为通过回顾你就会知道，你确实做到了。
