การประชุมให้ได้ผลดีเป็นเรื่องยากในทุกที่ ตั้งแต่การกำหนดเวลา การรักษาตารางเวลา ไปจนถึงการพยายามไม่ให้ง่วงตลอดการประชุม ดูเหมือนว่าจะมีภาพลักษณ์เชิงลบบางอย่างที่ทำให้หลายคนไม่สามารถประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ย้อนแย้งคือแนวคิดนี้เรียบง่ายอย่างยิ่ง แล้วทำไมหลายธุรกิจจึงล้มเหลวในการประชุมให้มีประสิทธิภาพอยู่เป็นประจำ ทำไมการประชุมจึงขึ้นชื่อว่าเป็นเพียงข้ออ้างในการฆ่าเวลา และคุณจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงได้อย่างไร
บางทีเหตุผลที่การประชุมมักไม่มีประสิทธิภาพก็คือหลายคนประเมินผลกระทบของการประชุมต่อทีมหรือธุรกิจต่ำเกินไป แต่เพียงแค่คุณมองการประชุมเหมือนกระบวนการสำคัญอื่น ๆ และไม่ใช่แค่การพักจากงานประจำเก้าโมงถึงห้าโมงเย็น คุณก็สามารถประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดเวลา และกฎก็เรียบง่ายด้วย
เริ่มตรงเวลา
หลายคนประเมินความสำคัญและผลกระทบโดยรวมของการเริ่มทุกอย่างตรงเวลาต่ำเกินไป แม้จะเป็นเพียงการประชุม 10 นาที เมื่อคุณเริ่มตรงเวลา เท่ากับคุณกำลังแสดงให้เห็นว่าเวลาของทุกคนมีความสำคัญ และตอกย้ำว่าการประชุมนี้ไม่ใช่แค่การพัก แต่เป็นส่วนสำคัญของวันทำงาน นอกจากนี้ การเริ่มตรงเวลายังเป็นการเริ่มต้นที่ดี โดยเฉพาะหากคุณได้ระบุประเด็นที่จะหารือไว้แล้ว ซึ่งนำไปสู่กฎข้อที่สอง
ระบุวัตถุประสงค์และประเด็นที่จะหารือ
บางครั้งการประชุมก็ยืดเยื้อยาวนาน และผู้นำเสนอก็ออกนอกวัตถุประสงค์ ในกรณีเช่นนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ อาจไม่สามารถติดตามการหารือได้อย่างเหมาะสม และได้แต่เหม่อลอยไปตลอดการประชุม การระบุวัตถุประสงค์ตั้งแต่ต้นจะเป็นการกำหนดบรรยากาศของการประชุม และทำให้ทุกคนอยู่ในประเด็นที่ทีมควรหารือกัน
ประชุมให้สั้นกระชับ
หากเป็นไปได้ อย่ากำหนดเวลาประชุมนานเกินความจำเป็น บางคนมักนัดประชุมสี่ชั่วโมง ไม่ใช่เพราะการนำเสนอต้องใช้เวลานานขนาดนั้น แต่เพียงเพราะต้องการเผื่อเวลาไว้ในกรณีที่หลุดประเด็นจากสิ่งที่ต้องหารือ แต่การประชุมที่มีประสิทธิภาพที่สุดไม่ใช่การประชุมที่ยาวที่สุด ไม่ว่าคุณจะนัดประชุม 10 นาทีหรือประชุมทั้งวัน ต้องแน่ใจว่าทุกนาทีถูกใช้อย่างเหมาะสม หากทำได้ ควรประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกอึดอัดจากการอยู่ในห้องประชุมเป็นเวลานาน หรือเพียงแค่รู้สึกเบื่อ
ขอความคิดเห็นจากทุกคน
และเมื่อพูดถึงเรื่องความเบื่อ วิธีหนึ่งที่ได้ผลแน่นอนในการทำให้ทุกคนตื่นตัวอยู่เสมอระหว่างการประชุม คือการขอความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ไม่ว่าความเห็นของพวกเขาจะเล็กน้อยเพียงใด หรือไม่เห็นด้วยกับประเด็นที่หารือมากแค่ไหน ทุกคนควรได้รับเวลาในการแสดงความคิดเห็น ท้ายที่สุดแล้ว พวกเขาอยู่ในการประชุม ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุดในการแบ่งปันมุมมองต่อเรื่องต่างๆ
สรุปทบทวนว่าคุณบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่
การจัดประชุมอย่างเป็นระบบช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างแท้จริง และกฎข้อสุดท้ายในการจัดประชุมให้มีประสิทธิภาพคือการสรุปสั้น ๆ ทุกเรื่องที่ได้หารือกันมา แล้วเปรียบเทียบกับรายการวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ตอนเริ่มประชุม เพื่อที่เมื่อคุณออกจากห้องประชุม คุณจะไม่ต้องสงสัยว่าได้บรรลุสิ่งใดจริงหรือไม่ เพราะคุณจะรู้จากการสรุปแล้วว่าคุณทำได้
