การบริหารธุรกิจก็เหมือนกับการเล่นกลโยนลูกบอล ในฐานะผู้ประกอบการ คุณต้องดูแลหลายสิ่งหลายอย่างไปพร้อมกันจนอาจรู้สึกว่าไม่มีเวลาแม้แต่จะนอนหรือกินข้าว แต่เราทุกคนรู้ดีว่าวิธีนี้ใช้ไม่ได้ผลในระยะยาว เมื่อคุณเหนื่อยล้าและเครียด เรื่องสำคัญจะถูกมองข้าม และลูกบอลทั้งหมดก็จะร่วงหล่นลงมา แล้วทางออกคืออะไร
เทคนิคการบริหารเวลาช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง เมื่อปฏิบัติตามแนวทางง่าย ๆ เพียงไม่กี่ข้อ คุณจะเห็นประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น และยังตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้นว่าเรื่องใดควรค่าแก่เวลาของคุณ และเรื่องใดสามารถมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้ เมื่อคุณทำตามเคล็ดลับการบริหารเวลาง่าย ๆ สำหรับผู้ประกอบการเหล่านี้ คุณจะเห็นการพัฒนาในทุกด้านของชีวิต
- เริ่มต้นวันทำงานด้วยการวางแผนสั้นๆ ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลากล่าวว่า ไม่ว่าคุณจะใช้เวลา 30 นาทีหรือ 5 นาที การวางแผนวันล่วงหน้าจะให้ผลคุ้มค่าเสมอ คุณสามารถวางแผนได้ขณะนั่งรถไฟใต้ดินไปทำงาน ในตอนเช้าก่อนออกจากบ้าน หรือที่ออฟฟิศทันทีที่มาถึง คุณสามารถใช้แอป ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลา หรือสมุดวางแผนแบบกระดาษคลาสสิก เพื่อกำหนดว่าคุณวางแผนจะทำอะไรให้สำเร็จในแต่ละวันและจะทำเมื่อใด
- กำหนดช่วงเวลา “ห้ามรบกวน” ในสัปดาห์ทำงานของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะทุ่มเทให้กับโครงการที่ต้องใช้สมาธิสูงได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องสลับไปทำอย่างอื่น การเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งเป็นการเสียเวลาอย่างมาก การศึกษาเรื่องประสิทธิภาพการทำงานชิ้นหนึ่งที่ University of California พบว่า โดยเฉลี่ยต้องใช้เวลา 25 นาทีครึ่งในการกลับมาทำงานเดิมหลังถูกขัดจังหวะ เมื่อคุณพิจารณาว่าวันทำงานทั่วไปมีการขัดจังหวะมากเพียงใด คุณจะเริ่มเห็นว่าเวลาของคุณหายไปที่ไหน บางบริษัทกำหนดให้มีวัน “ปลอดการประชุม” สัปดาห์ละครั้ง เพื่อให้พนักงานทุกคนได้รับประโยชน์จากวันทำงานที่ไม่ถูกขัดจังหวะ
- ปิดการแจ้งเตือนโซเชียลมีเดียและปิดเสียงโทรศัพท์ระหว่างการประชุม ลดสิ่งรบกวนให้น้อยที่สุดในระหว่างเวลาทำงาน แล้วคุณจะพบว่าทำงานสำเร็จได้มากขึ้น เมื่ออยู่ในการประชุม ให้กำหนดนโยบายบริษัทว่าห้ามเช็กสมาร์ทโฟน นี่เป็นการให้เกียรติผู้พูด และยังดีต่อธุรกิจด้วย น่าทึ่งที่การประชุมจำนวนมากยืดเยื้อเพียงเพราะมีคนหนึ่งไม่ได้ตั้งใจฟังอย่างเต็มที่ และสุดท้ายต้องขอคำอธิบายเพิ่มเติมในประเด็นนั้นภายหลัง เมื่อคุณกำหนดนโยบายนี้สำหรับพนักงานทุกคน คุณจะสังเกตเห็นว่าการประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- จัดสรรเวลาให้กับโครงการใหญ่ หลายคนทำผิดพลาดด้วยการปล่อยให้งานประจำวันกลืนกินวันทำงานของตน แล้วเมื่อถึงกำหนดยื่นภาษี หรือต้องส่งรายงานให้นักลงทุน ก็ถึงเวลาตื่นตระหนกและต้องทำงานโต้รุ่งเพื่อให้เสร็จทันเวลา แทนที่จะทำงานในโหมดวิกฤต ให้กันเวลาไว้สองสามชั่วโมงทุกสัปดาห์เพื่อทุ่มเทให้กับโครงการใหญ่เหล่านี้ หากคุณคิดว่าไม่สามารถแบ่งเวลาได้ในวันทำงานปกติ ให้ตั้งใจเริ่มงานเร็วขึ้นสองสามชั่วโมงหนึ่งหรือสองวันต่อสัปดาห์จนกว่าโครงการจะเสร็จ หรือวางแผนทำงานดึกสัปดาห์ละครั้ง
- จัดการประชุมให้สั้นลง หากการประชุมพนักงานของคุณมักเกิน 45 นาทีเป็นประจำ แสดงว่ายาวเกินไป การประชุมกับลูกค้าอาจต้องใช้เวลานานกว่า แต่การประชุมกับทีมควรสั้นและตรงประเด็น หากการประชุมเกินเวลา ให้พิจารณาแบ่งการประชุมและพบกับบางคนเป็นรายบุคคล การประชุมทีมย่อยรายสัปดาห์โดยทั่วไปมีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมใหญ่ทั้งบริษัท คุณสามารถติดตามได้ว่าการประชุมมีต้นทุนต่อบริษัทเท่าใดด้วยเครื่องคำนวณต้นทุนการประชุม
- มอบหมายงานล่วงหน้า วางแผนว่างานใดที่คุณสามารถให้ผู้อื่นทำได้ (เช่น การจัดเตรียมอาหารสำหรับการประชุมที่กำลังจะมาถึง หรือการจัดหาบริการแปลภาษา) หลีกเลี่ยง “คำขอนาทีสุดท้าย” ที่ใครๆ ก็เกลียดเท่าที่จะทำได้ ซึ่งทำให้เลขานุการและพนักงานต้องวิ่งวุ่นไปทั่วเมืองเพื่อจัดการสิ่งที่คุณไม่มีเวลาทำ สิ่งนี้ทำให้พวกเขาเสียเวลาและเพิ่มความเครียดที่ไม่จำเป็นให้กับสภาพแวดล้อมการทำงาน
- ทำงานทางไกลเพื่อลดสิ่งรบกวนในออฟฟิศ คนที่ชอบเข้าสังคมมากหลายคนพบว่าการทำงานจากที่บ้านสัปดาห์ละไม่กี่วันช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ผลการศึกษาด้านประสิทธิภาพการทำงานล่าสุด ซึ่งจัดทำโดย Ctrip บริษัทตัวแทนท่องเที่ยวของจีนที่จดทะเบียนใน NASDAQ และมีพนักงาน 16,000 คน พบว่าพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านมีผลการปฏิบัติงานเพิ่มขึ้น 13% เมื่อเทียบกับพนักงานที่ทำงานในคอลเซ็นเตอร์
เมื่อปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้จาก CEO SUITE คุณจะอยู่ในเส้นทางที่ทำให้สิ่งสำคัญที่สุดสำเร็จได้ในทุกวัน คุณสามารถจองห้องประชุมขนาดใหญ่ตามความต้องการ บริการสนับสนุนงานธุรการ บริการจัดเลี้ยง และอื่นๆ ได้ผ่านทีมงานที่ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีของเรา ณ เซอร์วิสออฟฟิศของ CEO SUITE ติดต่อเรา เพื่อดูว่าทีมงานของเราสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร ชอบเคล็ดลับเหล่านี้ใช่ไหม กลับมาอีกครั้งในอีกไม่กี่สัปดาห์เพื่ออ่านเคล็ดลับการบริหารเวลาเพิ่มเติมสำหรับผู้ประกอบการ
