Tổ chức một cuộc họp thật hiệu quả luôn là điều khó khăn ở bất cứ đâu. Từ việc chọn thời gian, tuân thủ lịch trình cho đến cố gắng giữ tỉnh táo suốt buổi họp, dường như có một định kiến nào đó cản trở nhiều người có được cuộc họp hiệu quả. Điều trớ trêu là khái niệm này cực kỳ đơn giản. Vậy tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn thường xuyên thất bại trong việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả? Tại sao các cuộc họp lại mang tiếng chỉ là cái cớ để giết thời gian? Và làm thế nào để các cuộc họp thực sự hiệu quả?
Có lẽ lý do khiến các cuộc họp thường kém hiệu quả là vì nhiều người đánh giá thấp tác động của chúng đối với một nhóm hay một doanh nghiệp. Nhưng chỉ cần tiếp cận cuộc họp như bất kỳ quy trình quan trọng nào khác, chứ không phải chỉ là một khoảng nghỉ trong công việc hành chính từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, bạn có thể luôn có những cuộc họp hiệu quả. Hơn nữa, các quy tắc rất đơn giản.
Bắt đầu đúng giờ
Nhiều người đánh giá thấp tầm quan trọng và tác động tổng thể của việc bắt đầu mọi thứ đúng giờ. Ngay cả khi đó chỉ là một cuộc họp 10 phút, khi bạn bắt đầu đúng giờ, về cơ bản bạn đang khẳng định tầm quan trọng của thời gian của mọi người và nhấn mạnh rằng cuộc họp này không chỉ là giờ nghỉ mà còn là một phần quan trọng của ngày làm việc. Bạn cũng có một khởi đầu tốt khi bắt đầu đúng giờ, đặc biệt nếu bạn đã liệt kê sẵn các vấn đề cần thảo luận, điều này đưa chúng ta đến quy tắc thứ hai.
Nêu rõ mục tiêu và các vấn đề cần thảo luận
Có những lúc cuộc họp kéo dài lê thê và người trình bày đi lệch khỏi mục tiêu. Trong những trường hợp đó, những người tham dự khác có thể không theo kịp cuộc thảo luận và chỉ mơ màng suốt buổi họp. Bằng cách nêu rõ mục tiêu ngay từ đầu buổi, bạn đang tạo không khí cho cuộc họp và giúp mọi người bám sát những gì cả nhóm cần thảo luận.
Giữ cuộc họp thật ngắn gọn
Nếu có thể, đừng lên lịch một cuộc họp dài hơn mức cần thiết. Một số người có xu hướng lên lịch các cuộc họp kéo dài bốn tiếng, không phải vì các bài trình bày cần chừng ấy thời gian để thảo luận, mà chỉ vì họ muốn có thời gian dự phòng trong trường hợp bị lạc đề. Nhưng những cuộc họp hiệu quả nhất không phải là những cuộc họp dài nhất. Dù bạn lên lịch một cuộc họp 10 phút hay cả ngày, hãy đảm bảo từng phút đều được sử dụng hợp lý. Nếu có thể, hãy giữ cuộc họp càng ngắn càng tốt để tránh việc người tham dự cảm thấy bức bối vì ngồi lâu trong phòng họp hoặc đơn giản là thấy chán.
Lắng nghe ý kiến của mọi người
Và nhân nói về chuyện mọi người cảm thấy chán, một cách chắc chắn giúp mọi người luôn tập trung trong cuộc họp là hỏi ý kiến của tất cả người tham dự. Dù ý kiến của họ nhỏ nhặt đến đâu hay họ không đồng tình với một vấn đề thảo luận đến mức nào, mọi người đều nên được dành thời gian để nêu quan điểm. Suy cho cùng, họ đang ở trong một cuộc họp, đó là hoàn cảnh lý tưởng để chia sẻ quan điểm về các vấn đề.
Tổng kết xem bạn đã đạt được các mục tiêu ban đầu chưa
Làm việc có hệ thống trong cách tiến hành cuộc họp thực sự giúp đạt được mục tiêu. Và quy tắc cuối cùng để có một cuộc họp hiệu quả là tóm tắt nhanh mọi điều đã thảo luận và so sánh với danh sách mục tiêu ban đầu khi bắt đầu cuộc họp. Nhờ đó, khi rời phòng họp, bạn sẽ không phải băn khoăn liệu mình đã thực sự đạt được điều gì chưa, vì bản tóm tắt sẽ cho bạn biết là có.
