Kinh doanh sự linh hoạt

Sau nhiều năm làm công ăn lương, May Leong cuối cùng cũng tự lập bằng cách mở công ty tư vấn riêng. Dù không quá kén chọn về địa điểm đặt doanh nghiệp, nguồn tài chính hạn hẹp khiến việc thuê văn phòng, trang bị nội thất và tuyển nhân viên là điều không thể.

Trong khi đó, một công ty viễn thông ở châu Âu đang muốn thử nghiệm thị trường Malaysia. Công ty đã cử một trong những nhà quản lý hàng đầu của mình là Peter Graves sang thành lập văn phòng tại đây.

Tuy nhiên, Graves muốn bắt tay vào làm việc ngay và muốn đặt văn phòng trong khu vực Trung tâm Thành phố Kuala Lumpur. Là người nước ngoài, ông không chắc về các thủ tục thành lập công ty và thuê văn phòng tại đây, và cũng không muốn bận tâm đến chúng – ít nhất là ở giai đoạn đầu này.

Vì vậy, cả Leong và Graves đều quyết định tìm đến các công ty cung cấp văn phòng trọn gói, giải pháp hoàn hảo cho nhu cầu của họ.

Văn phòng trọn gói?

Bạn có thể hỏi đó là gì. Theo Filippo Sarti, văn phòng trọn gói cung cấp không gian văn phòng đầy đủ nội thất, cùng các dịch vụ hành chính và hạ tầng khác cho những công ty cần sự linh hoạt trong hoạt động. Những văn phòng này còn được gọi là phòng dịch vụ hay trung tâm kinh doanh.

Quan điểm của Sarti cũng được Rina Ho chia sẻ. Bà chỉ ra rằng văn phòng trọn gói là lựa chọn hoàn hảo cho những ai không muốn vướng bận vào các chi tiết vụn vặt của việc thiết lập văn phòng.

Bà cho biết, trái với suy nghĩ phổ biến, văn phòng trọn gói không hề mới tại Malaysia mà đã có mặt suốt 15 năm qua. Theo Ho, khi đó mọi người lầm tưởng rằng văn phòng trọn gói đắt đỏ và chỉ phục vụ người nước ngoài hoặc các tập đoàn cao cấp, trong khi doanh nhân trong nước thời đó chuộng hoạt động tại cơ sở riêng của mình.

Bà cho biết trên thực tế, văn phòng trọn gói có thể giúp các công ty tiết kiệm rất nhiều tiền bạc, thời gian và rắc rối, đồng thời nói thêm rằng giờ đây nhận thức đang thay đổi và mọi người dần nhận ra những lợi ích mà hầu hết doanh nghiệp có thể tận hưởng.

Điều này chắc chắn được phản ánh qua số liệu lấp đầy, đặc biệt tại khu Tam giác Vàng của Kuala Lumpur. Chẳng hạn, văn phòng trọn gói Q, nằm gần Jalan Sultan Ismail, ghi nhận tỷ lệ lấp đầy trung bình 80% trên tổng số 41 phòng hiện có. Một trung tâm kinh doanh khác tại Tháp đôi Petronas gần như kín chỗ với tỷ lệ 90%, trong khi CEO SUITE tại Menara Maxis ở KLCC đã kín chỗ hoàn toàn kể từ tháng 8 năm nay.

Sarti cho biết trong năm tháng qua, nhu cầu về văn phòng trọn gói đã tăng vọt. Ông cho biết trung tâm của ông ghi nhận lượng yêu cầu tư vấn tăng 25%, còn doanh số tăng 40%.

“Rất nhiều công ty đang thu hẹp quy mô và họ thà chọn văn phòng trọn gói thay vì văn phòng truyền thống vốn có nhiều chi phí cố định. Trong môi trường kinh tế hiện nay, hầu hết các công ty muốn chi phí của mình ở dạng biến đổi”, ông nói.

Các loại dịch vụ văn phòng

Quản lý trung tâm của CEO SUITE, Carrie Law, giải thích chi tiết về các loại dịch vụ văn phòng do một Trung tâm Kinh doanh cung cấp, cụ thể là văn phòng sẵn sàng (instant office) và văn phòng ảo.

Bà cho biết văn phòng sẵn sàng dành cho những ai cần thiết lập văn phòng thực tế càng nhanh càng tốt, trong khi văn phòng ảo phù hợp hơn với những người thường xuyên di chuyển.

“Văn phòng sẵn sàng được ưa chuộng bởi các công ty đa quốc gia, văn phòng đại diện, công ty có ít nhân sự, và thậm chí cả các công ty khởi nghiệp mới trong nước”, bà nói.

Law cho biết văn phòng ảo lý tưởng cho những người làm việc tại nhà. Khách hàng thường không sử dụng không gian thực tế, nhưng công việc kinh doanh vẫn được hỗ trợ hiệu quả thông qua một đường dây điện thoại riêng và một địa chỉ liên lạc uy tín.

“Tại CEO SUITE, các cuộc gọi đến khách hàng của chúng tôi luôn được tiếp nhận nhanh chóng và chuyên nghiệp vào mọi lúc, kể cả khi họ ra ngoài. Với những cuộc gọi quan trọng, quầy lễ tân sẽ chuyển máy ngay cho họ”, bà giải thích.

Sarti cho biết văn phòng trọn gói đặc biệt phù hợp với hai nhóm khách hàng, cụ thể là các công ty đang tính mở rộng sang thị trường khác và muốn thiết lập sự hiện diện tại đó, và các doanh nghiệp độc lập muốn có một địa chỉ uy tín.

Với nhóm thứ nhất, các công ty có thể chưa đến giai đoạn cần một văn phòng chi nhánh đầy đủ. Vì vậy, một văn phòng đại diện trong môi trường như thế sẽ là lựa chọn tốt nhất tiếp theo.

Trong khi đó, với nhóm thứ hai, một địa chỉ uy tín không chỉ tạo được sự tôn trọng và xây dựng hình ảnh mà công ty muốn quảng bá, mà còn giúp công ty cạnh tranh để giành được nhóm khách hàng cụ thể mà họ hướng tới.

Đặc điểm của văn phòng trọn gói

Linh hoạt là từ khóa của văn phòng trọn gói, theo đó các công ty có thể chọn thời hạn thuê ngắn chỉ một giờ hoặc dài đến vài năm, khác với văn phòng truyền thống vốn yêu cầu người thuê ký hợp đồng từ hai đến ba năm.

Sarti cho biết hầu hết các công ty chọn thời hạn thuê trung bình từ tám tháng đến một năm, và phần lớn gia hạn thêm ít nhất một kỳ có thời lượng tương tự.

“Chúng tôi nhận thấy ngày càng nhiều công ty muốn tận dụng sự linh hoạt mà văn phòng trọn gói mang lại – đặc biệt trong năm, sáu năm gần đây – nhằm phòng ngừa những biến động kinh tế khó lường”, ông nói.

Ông cho biết các doanh nghiệp hoạt động tại một văn phòng thông thường cũng cần vốn đầu tư lớn, và việc đưa văn phòng vào hoạt động tốn nhiều thời gian, đôi khi mất tới sáu tháng. “Tuy nhiên, với văn phòng trọn gói, khách hàng chỉ cần bước vào, ngồi xuống và bắt đầu làm việc ngay”, ông nói.

Ho cho biết văn phòng trọn gói khác với mô hình Văn phòng tại gia của một người vận hành (SOHO), vì văn phòng trọn gói mang lại môi trường làm việc chuyên nghiệp, ngoài việc có một địa chỉ chuyên nghiệp.

Sự linh hoạt của văn phòng trọn gói còn mở rộng sang cả diện tích sàn. Law cho biết tùy theo điều kiện kinh tế và tâm lý kinh doanh chung, khách hàng của văn phòng trọn gói có thể tăng hoặc thu hẹp không gian văn phòng cho phù hợp.

“Một lần nữa, với văn phòng truyền thống, bạn không thể làm vậy vì chủ nhà yêu cầu bạn quyết định mình cần bao nhiêu diện tích trong một khoảng thời gian cố định. Nếu công ty mở rộng, bạn buộc phải tìm mặt bằng lớn hơn, còn nếu công ty thu hẹp quy mô, sẽ có sự lãng phí không gian”, Sarti nói.

Bên cạnh đó, an ninh cũng có tầm quan trọng hàng đầu, khi một số văn phòng trọn gói được trang bị camera giám sát CCTV đặt tại các vị trí chiến lược. Khách hàng được cấp thẻ thông minh để có thể ra vào văn phòng bất cứ khi nào cần.

Law cho biết mỗi khách hàng của CEO SUITE được cấp thẻ ID và thẻ thông minh riêng, được lập trình để ra vào cả CEO SUITE lẫn văn phòng của mình. Để tăng cường an ninh, CEO SUITE đã lắp đặt hệ thống ra vào bằng vân tay, chỉ cho phép người được ủy quyền vào Trung tâm.

CEO SUITE còn cung cấp các thiết bị văn phòng khác giúp việc thuê một phòng tại đây trở nên hoàn toàn nhẹ nhàng: nội thất văn phòng thiết kế như bàn giám đốc, ghế giám đốc và tủ hồ sơ, hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại bậc nhất, nhân viên hỗ trợ được đào tạo bài bản như thư ký và phiên dịch viên, trà và cà phê pha phục vụ miễn phí không giới hạn. Hơn thế nữa, các tiện ích như điện, nước và điều hòa không khí, cùng dịch vụ vệ sinh hằng ngày và bảo trì chung đều được cung cấp miễn phí.

Tuy nhiên, Ho cho biết các đơn vị vận hành văn phòng trọn gói có tính phí các vật tư tiêu hao khác theo mức sử dụng thực tế. Những khoản này bao gồm dịch vụ in ấn và photocopy, cước điện thoại và phòng họp / phòng hội đồng.

Về giá thuê, cả ba đơn vị vận hành đều cho biết điều đó phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng như loại hình và quy mô văn phòng, thời hạn thuê và các dịch vụ cần thiết. Tất cả sẽ được đóng gói theo nhu cầu của từng khách hàng.

Law cho biết giá thuê tại CEO SUITE dao động từ RM2,500 đến RM5,000 mỗi tháng, trong khi trung tâm Q tính phí RM400 mỗi tháng cho văn phòng ảo và khoảng RM2,500 cho một không gian văn phòng nhỏ.

Sarti nói thêm rằng những ai chọn hợp đồng thuê một năm tại văn phòng trọn gói thay vì văn phòng truyền thống có thể tiết kiệm tới 50%.

Vị trí, vị trí, vị trí

Trước câu hỏi liệu vị trí có phải là yếu tố quan trọng với khách hàng hay không, cả Sarti và Law đều trả lời khẳng định.

Trong khi Sarti cho rằng vị trí là một trong những yếu tố chính trong quá trình ra quyết định, Law giải thích rằng việc thể hiện đúng hình ảnh là rất quan trọng đối với các công ty, và để đạt được điều này, công ty cần đặt tại đúng vị trí và được bao quanh bởi cơ sở hạ tầng hiện đại.

“Còn nơi nào khác trong khu Tam giác Vàng hay khu vực KLCC mà một công ty có thể vận hành doanh nghiệp với chi phí hợp lý như văn phòng trọn gói mang lại?”, bà đặt câu hỏi.

Tuy nhiên, Ho cho rằng điều đó tùy thuộc vào yêu cầu của từng người.

“Về cơ bản, chúng tôi hoạt động trong ngành dịch vụ, vì vậy điều quan trọng hơn là chất lượng dịch vụ. Đặt văn phòng ở khu vực danh giá cũng chẳng ích gì nếu bạn không thể cung cấp dịch vụ hiệu quả và lịch sự cho khách hàng”, bà chỉ ra.

Bà nói thêm rằng, khác với các văn phòng trọn gói ngày trước vốn không mấy chú trọng chất lượng dịch vụ, khách hàng giờ đây hiểu biết và sành sỏi hơn.

Không có chỗ cho nhầm lẫn

Với rất nhiều công ty hoạt động tại các văn phòng trọn gói, thật kỳ diệu khi các lễ tân trực điện thoại biết phải chuyển hay điều hướng cuộc gọi đến đâu. Liệu họ có nhầm lẫn không?

Law tại CEO SUITE cho biết công ty của bà đã đầu tư rất nhiều nguồn lực cho một hạ tầng tốt nhằm phục vụ những khách hàng am hiểu công nghệ thông tin của thế kỷ 21.

Tại CEO SUITE, hệ thống tổng đài nội bộ tự động (PABX) tiên tiến nhất cho phép lễ tân nhận diện từng cuộc gọi, với các tính năng nhắc lễ tân cách xử lý cuộc gọi đến cho khách hàng.

Law cho biết khi một khách thuê mới ký hợp đồng, công ty đó sẽ được cấp một số điện thoại riêng. Cùng với số điện thoại, họ sẽ lập trình tên công ty và ngày bắt đầu của khách hàng vào hệ thống PABX.

“Toàn bộ quá trình mất chưa đến 10 phút và tên công ty sẽ hiển thị trên màn hình khi có bất kỳ cuộc gọi nào cho họ. Sau đó, lễ tân sẽ chuyển cuộc gọi đến đúng công ty tương ứng”, bà nói.

Bà nói thêm rằng khách hàng cũng có thể chọn chuyển hướng cuộc gọi đến điện thoại di động nếu họ không có mặt tại văn phòng.

Với khách đến trực tiếp, lễ tân tại CEO SUITE sẽ hỏi khách muốn gặp ai, rồi gọi cho khách hàng liên quan để thông báo họ có khách. Nói tóm lại, trung tâm được vận hành như một tập đoàn đa quốc gia, nhằm thể hiện đúng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp cho tất cả khách hàng.

Thiết lập không rắc rối

Những văn phòng trọn gói tốt trông không khác mấy so với bất kỳ văn phòng nào khác mà bạn thấy ở Khu Thương mại Trung tâm của bất kỳ thành phố nào. Bóng bẩy, hiện đại và được bài trí trang nhã, bạn hoàn toàn có thể nghĩ rằng đó là trụ sở của một công ty công nghệ thông tin hoặc một công ty tư vấn quản lý quốc tế.

Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở những điều không nhìn thấy được – các dịch vụ, tiện ích và sự linh hoạt được cung cấp. Để có cái nhìn rõ hơn về những lợi ích này, PropertyTimes đã trò chuyện với một số khách thuê tại các văn phòng trọn gói này.

Andrew Cottam, Tổng Giám đốc BT(British Telecom) Telconsult Malaysia Sdn Bhd:

“Chúng tôi chuyển vào CEO SUITE đầu tháng 11 năm ngoái sau khi một đại lý giới thiệu cho tôi.

Vị trí ngay cạnh Tháp đôi Petronas là hoàn hảo, mức giá nằm trong ngân sách của chúng tôi và các tiện ích được cung cấp đều thuộc hàng đầu.

Tại sao tôi chọn văn phòng trọn gói thay vì văn phòng truyền thống? Là một công ty nước ngoài đến Malaysia để thành lập doanh nghiệp, chúng tôi muốn mọi thứ sẵn sàng ngay lập tức mà không gặp rắc rối về thủ tục hành chính hay mất thời gian tìm kiếm khắp nơi một không gian văn phòng phù hợp.

Nếu tìm một văn phòng truyền thống, chúng tôi cũng sẽ lãng phí thời gian và tiền bạc cho thiết bị, nội thất và nhân sự phù hợp.

Chúng tôi đã tìm thấy những gì mình muốn tại CEO SUITE, nơi cung cấp mọi tiện ích chúng tôi cần, vượt ngoài mong đợi.

Bên cạnh đó, họ đưa ra thời hạn thuê linh hoạt hơn so với các văn phòng khác. Chẳng hạn, tôi có thể thuê một phòng nhỏ trong sáu tháng và khi đến lúc, tôi có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu nhỏ diện tích văn phòng.