Nagiging Impormal na ang mga Business Meeting

Marahil ay hindi na kailangang magdaos ng mga panloob na pulong sa loob ng kumpanya, o maging kasama ang mga kasosyo sa negosyo, sa isang malaki at nakasisindak na conference room na dinadaluhan ng ilang executive.

Ayon sa isang eksperto sa pamamahala, konserbatibo, hindi matipid at hindi tunay na nagpapakita ng pandaigdigang imahe ng kumpanya ang ganitong uri ng mga pulong. Bukod sa oras na ginugugol sa pag-oorganisa at pag-aayos para makadalo ang iba’t ibang partido, kadalasan ay kailangan nating isaalang-alang ang prinsipyo ng pagiging epektibo at produktibo.

Sa gitna ng panahon ng makabagong telekomunikasyon, hindi na kailangang pisikal na magkita ang mga dadalo dahil mas episyenteng gumamit ng teleconferencing, video conferencing o audio conferencing. Kailangan lamang nating piliin ang pinakamaginhawa at pinakakomportableng paraan. Lahat ng ito ay maibibigay ng service provider.

Sa pamamagitan ng remote meeting, sa larawan man o boses, hindi nagiging mas hindi makatotohanan ang negosyo. Kung bibigyan ng pagpipilian, mas gugustuhin ng bawat dadalo na manatili sa kani-kanilang opisina habang may pulong. Kung nais nilang makita ang kausap nila, kailangan lamang nilang piliin ang bilis sa kilo bite per second/kbps. Kapag mas mataas ang kbps, mas mahusay ang kalidad ng larawan.

“Mas maraming kumpanya na ngayon ang lumalapit sa amin upang gamitin ang ganitong serbisyo. Hinihikayat ito ng pangangailangan para sa mas mataas na episyensya kasabay ng pagpapataas ng pagiging epektibo. Ang mas mahalaga, nakabubuo tayo ng mahahalagang desisyon sa negosyo at naitatala ang lahat, boses man o data,” sabi ni Garuda, Director ng PT Telkom.

Halimbawa, nagbibigay ang CEO SUITE ng pasilidad para sa Video Conference o teleconference sa pakikipagtulungan sa Indosat. Binubuksan ng kumpanyang ito na nagbibigay ng mga instant office ang pagkakataon sa mga kliyente o sa publiko na gamitin ang ganitong mga tampok.

Ayon kay Maya, General Manager ng CEO SUITE, karaniwang ginagamit ang Video Conferencing ng mga multinasyonal na kumpanya mula sa iba’t ibang industriya, mula manufacturing at parmasya hanggang consultancy. Sa karaniwan, nagdaraos ang CEO SUITE ng mga 2 – 4 na video conferencing session bawat buwan. Ipinaliwanag ni Maya na karaniwang inaasahan ng mga gumagamit ang pagtitipid sa gastos. Isipin na lamang kung gaano kalaking gastos ang papasanin ng ating kasosyo sa negosyo kung kailangan niyang bumiyahe papunta sa kanyang punong tanggapan o sa alinman sa kanyang mga sangay sa buong mundo. Bukod dito, maaaring idaos nang sabay-sabay ang video conferencing kasama ang maraming partido.

“Kaya kung nais mong pabiyahehin sa labas ng lungsod ang isa sa iyong mga executive, kailangan mong isaalang-alang ang gastos sa transportasyon, tirahan, pagkain, allowance at iba pa. Sa video conferencing, ang potensyal na matitipid ang pangunahing salik,” paliwanag niya.