Mesyuarat Perniagaan Semakin Tidak Formal

Mungkin tidak lagi perlu untuk mengadakan mesyuarat dalaman syarikat atau dengan rakan niaga di bilik persidangan yang besar dan menggerunkan, yang dihadiri beberapa orang eksekutif.

Seorang pakar pengurusan berkata, mesyuarat jenis ini bersifat konservatif, tidak kos efektif dan tidak mencerminkan imej global sebenar syarikat. Selain masa yang diperlukan untuk menganjur dan mengatur kehadiran beberapa pihak, kerap kali kita perlu mempertimbangkan prinsip keberkesanan dan produktiviti.

Di tengah-tengah era telekomunikasi termaju, para peserta tidak perlu bertemu secara fizikal kerana lebih cekap menggunakan persidangan jarak jauh, persidangan video atau persidangan audio. Kita hanya perlu memilih kaedah yang paling mudah dan selesa. Kesemuanya boleh disediakan oleh penyedia perkhidmatan.

Melalui mesyuarat jarak jauh, sama ada melalui paparan imej atau suara, sesuatu urusan perniagaan tidak kurang realistiknya. Jika diberi pilihan, setiap peserta lebih suka berada di pejabat masing-masing semasa mesyuarat. Jika mereka mahu melihat orang yang bercakap dengan mereka, mereka hanya perlu memilih kelajuan dalam kilo bait sesaat/kbps. Semakin tinggi kbps, semakin baik kualiti imej.

“Semakin banyak syarikat datang kepada kami sekarang untuk menggunakan perkhidmatan sedemikian. Ini didorong oleh keperluan untuk lebih cekap di samping meningkatkan keberkesanan. Lebih penting lagi, kita boleh mencapai keputusan perniagaan yang penting dan semuanya direkodkan, baik suara mahupun data,” kata Garuda, Pengarah PT Telkom.

CEO SUITE, misalnya, menyediakan kemudahan Persidangan Video atau persidangan jarak jauh dengan kerjasama Indosat. Syarikat yang menyediakan pejabat segera ini membuka peluang kepada pelanggan atau orang ramai untuk menggunakan kemudahan tersebut.

Menurut Maya, Pengurus Besar CEO SUITE, Persidangan Video lazimnya digunakan oleh syarikat multinasional daripada pelbagai industri, daripada pembuatan, farmasi hinggalah perundingan. Secara purata, CEO SUITE mengadakan kira-kira 2 – 4 sesi persidangan video setiap bulan. Maya menjelaskan bahawa lazimnya pengguna mengharapkan kecekapan kos. Bayangkan berapa banyak kos yang perlu ditanggung rakan niaga kita jika dia terpaksa pergi ke ibu pejabatnya atau mana-mana cawangannya di seluruh dunia. Selain itu, persidangan video boleh diadakan serentak dengan banyak pihak.

“Oleh itu, jika anda mahu salah seorang eksekutif anda pergi ke luar kawasan, anda perlu mengambil kira kos pengangkutan, penginapan, makanan, elaun dan sebagainya. Dengan persidangan video, potensi penjimatan kos merupakan faktor utama,” jelasnya.