ビジネス会議はカジュアルになりつつある

社内会議や、ビジネスパートナーとの会議でさえ、複数の役員が出席する広くて威圧的な会議室で行う必要は、もはやないのかもしれません。

ある経営専門家は、この種の会議は保守的で費用対効果が低く、企業のグローバルなイメージを正しく反映していないと述べています。複数の関係者が出席できるよう準備・調整する時間に加え、効果と生産性の原則を考慮しなければならないことも少なくありません。

高度な通信の時代にあって、出席者が物理的に顔を合わせる必要はありません。電話会議、ビデオ会議、音声会議を利用するほうが効率的だからです。最も便利で快適な方法を選ぶだけでよく、これらはすべてサービスプロバイダーが提供してくれます。

映像であれ音声であれ、リモート会議によってビジネスの現実味が損なわれることはありません。選べるのであれば、出席者は誰でも会議中に自分のオフィスにいたいと思うものです。話している相手の顔を見たければ、キロビット毎秒（kbps）単位の速度を選ぶだけです。kbpsが高いほど、映像の品質も優れたものになります。

「こうしたサービスを利用するために当社を訪れる企業が増えています。その背景には、効果を高めながら、より効率化を図る必要性があります。さらに重要なのは、重要な経営判断を下すことができ、それが音声とデータの両方ですべて記録されることです」と、PT TelkomのディレクターであるGaruda氏は述べました。

例えばCEO SUITEは、Indosatと提携してビデオ会議や電話会議の設備を提供しています。インスタントオフィスを提供する同社は、顧客や一般の人々にもこうした機能を利用する機会を開いています。

CEO SUITEのゼネラルマネージャー、Maya氏によると、ビデオ会議は製造業から製薬、コンサルティングまで、さまざまな業界の多国籍企業で一般的に利用されています。CEO SUITEでは、平均して月に2〜4回のビデオ会議が開かれています。Maya氏の説明によれば、利用者は一般的にコスト効率を期待しています。ビジネスパートナーが本社や世界各地の支店へ出張しなければならないとしたら、どれほどの費用がかかるか想像してみてください。さらに、ビデオ会議は多数の関係者と同時に開催することができます。

「ですから、役員を出張させたい場合は、交通費、宿泊費、食費、手当などの費用を考慮しなければなりません。ビデオ会議なら、潜在的なコスト削減が重要な要素となります」と同氏は説明しました。