Họp kinh doanh đang trở nên thân mật hơn

Có lẽ không còn cần thiết phải tổ chức các cuộc họp nội bộ trong công ty, hay thậm chí với đối tác kinh doanh, trong một phòng hội nghị rộng lớn và nặng nề với sự tham dự của nhiều lãnh đạo.

Một chuyên gia quản lý cho biết, những cuộc họp kiểu này mang tính bảo thủ, không hiệu quả về chi phí và không phản ánh đúng hình ảnh toàn cầu của công ty. Bên cạnh thời gian dành cho việc tổ chức và sắp xếp để nhiều bên cùng tham dự, chúng ta thường phải cân nhắc đến nguyên tắc hiệu quả và năng suất.

Trong thời đại viễn thông tiên tiến, những người tham dự không cần gặp mặt trực tiếp vì sử dụng hội nghị từ xa, hội nghị truyền hình hay hội nghị âm thanh sẽ hiệu quả hơn. Chúng ta chỉ cần chọn hình thức thuận tiện và thoải mái nhất. Tất cả những hình thức này đều có thể được nhà cung cấp dịch vụ đáp ứng.

Thông qua họp từ xa, dù bằng hình ảnh hay âm thanh, hoạt động kinh doanh cũng không kém phần thực tế. Nếu được lựa chọn, mỗi người tham dự đều muốn ở lại văn phòng của mình trong suốt cuộc họp. Nếu muốn nhìn thấy người đang nói chuyện với mình, họ chỉ cần chọn tốc độ tính bằng kilobit mỗi giây (kbps). Kbps càng cao, chất lượng hình ảnh càng vượt trội.

“Ngày càng nhiều công ty tìm đến chúng tôi để sử dụng dịch vụ này. Điều này xuất phát từ nhu cầu nâng cao hiệu suất đồng thời tăng tính hiệu quả. Quan trọng hơn, chúng ta có thể đưa ra những quyết định kinh doanh quan trọng và tất cả đều được ghi lại, cả âm thanh lẫn dữ liệu”, ông Garuda, Giám đốc PT Telkom, cho biết.

Chẳng hạn, CEO SUITE cung cấp tiện ích hội nghị truyền hình hoặc hội nghị qua điện thoại với sự hợp tác của Indosat. Là công ty cung cấp văn phòng sẵn sàng, CEO SUITE mở ra cơ hội cho khách hàng và công chúng sử dụng những tính năng này.

Theo bà Maya, Tổng Giám đốc CEO SUITE, hội nghị truyền hình thường được các công ty đa quốc gia thuộc nhiều ngành, từ sản xuất, dược phẩm đến tư vấn, sử dụng. Trung bình mỗi tháng CEO SUITE tổ chức khoảng 2 – 4 phiên hội nghị truyền hình. Bà Maya giải thích rằng người dùng thường mong muốn tiết kiệm chi phí. Hãy thử hình dung đối tác kinh doanh của chúng ta sẽ phải tốn bao nhiêu chi phí nếu phải đến trụ sở chính hoặc bất kỳ chi nhánh nào của họ trên khắp thế giới. Bên cạnh đó, hội nghị truyền hình có thể được tổ chức đồng thời với nhiều bên.

“Vì vậy, nếu bạn muốn cử một lãnh đạo đi công tác, bạn phải tính đến chi phí đi lại, lưu trú, ăn uống, phụ cấp, v.v. Với hội nghị truyền hình, khả năng tiết kiệm chi phí là yếu tố then chốt”, bà giải thích.