Rapat Bisnis Kian Informal

Mungkin, kini tidak lagi perlu mengadakan rapat internal perusahaan atau bahkan dengan mitra bisnis di ruang konferensi yang besar dan mengintimidasi, yang dihadiri oleh beberapa eksekutif.

Seorang pakar manajemen mengatakan, rapat semacam ini bersifat konservatif, tidak hemat biaya, dan tidak mencerminkan citra global perusahaan yang sesungguhnya. Selain waktu yang dibutuhkan untuk mengatur dan mempersiapkan kehadiran beberapa pihak, sering kali kita harus mempertimbangkan prinsip efektivitas dan produktivitas.

Di tengah era telekomunikasi yang maju, para peserta tidak harus bertemu secara fisik karena lebih efisien menggunakan telekonferensi, konferensi video, atau konferensi audio. Kita cukup memilih moda yang paling praktis dan nyaman. Semua ini dapat disediakan oleh penyedia layanan.

Melalui rapat jarak jauh, baik dengan tampilan gambar maupun suara, sebuah bisnis tidak menjadi kurang nyata. Jika diberi pilihan, setiap peserta akan lebih suka tetap berada di kantornya sendiri selama rapat. Jika ingin melihat lawan bicaranya, mereka cukup memilih kecepatan dalam kilobit per detik/kbps. Makin tinggi kbps, makin unggul kualitas gambarnya.

“Kini makin banyak perusahaan yang datang kepada kami untuk menggunakan layanan semacam ini. Hal ini didorong oleh kebutuhan akan efisiensi yang lebih tinggi sekaligus peningkatan efektivitas. Yang lebih penting, kita dapat mencapai keputusan bisnis yang penting dan semuanya terekam, baik suara maupun data,” kata Garuda, Direktur PT Telkom.

CEO SUITE, misalnya, menyediakan fasilitas Konferensi Video atau telekonferensi yang bekerja sama dengan Indosat. Perusahaan penyedia kantor instan ini membuka kesempatan bagi klien maupun masyarakat umum untuk menggunakan fitur tersebut.

Menurut Maya, General Manager CEO SUITE, Konferensi Video umumnya digunakan oleh perusahaan multinasional dari berbagai industri, mulai dari manufaktur, farmasi, hingga konsultan. Rata-rata, CEO SUITE menyelenggarakan sekitar 2 – 4 sesi konferensi video per bulan. Maya menjelaskan bahwa para pengguna umumnya mengharapkan efisiensi biaya. Bayangkan saja berapa besar biaya yang harus dikeluarkan mitra bisnis kita jika ia harus bepergian ke kantor pusatnya atau ke salah satu cabangnya di seluruh dunia. Selain itu, konferensi video dapat diadakan secara bersamaan dengan banyak pihak.

“Karena itu, jika Anda ingin salah satu eksekutif Anda bepergian ke luar kota, Anda harus memperhitungkan biaya transportasi, akomodasi, makan, uang saku, dan sebagainya. Dengan konferensi video, potensi penghematan biaya menjadi faktor kunci,” jelasnya.