비즈니스 미팅, 점점 격식에서 벗어나다

이제는 회사 내부 회의나 비즈니스 파트너와의 회의조차 여러 임원이 참석하는 크고 위압적인 회의실에서 열 필요가 없을지도 모른다.

한 경영 전문가는 이런 유형의 회의가 보수적이고 비용 효율적이지 않으며, 회사의 글로벌 이미지를 제대로 반영하지 못한다고 말했다. 여러 참석자의 일정을 조율하고 준비하는 데 드는 시간 외에도, 효율성과 생산성의 원칙을 고려해야 하는 경우가 많다.

첨단 통신의 시대에 참석자들이 직접 얼굴을 맞댈 필요는 없다. 전화 회의, 화상회의, 음성 회의를 이용하는 편이 더 효율적이기 때문이다. 가장 편리하고 편안한 방식을 선택하기만 하면 된다. 이 모든 것은 서비스 제공업체가 제공할 수 있다.

화상이든 음성이든 원격 회의를 통해서도 비즈니스의 현실감은 떨어지지 않는다. 선택할 수 있다면 각 참석자는 회의 중에도 자기 사무실에 머무는 편을 선호할 것이다. 대화 상대를 보고 싶다면 초당 킬로비트(kbps) 단위의 속도를 선택하기만 하면 된다. kbps가 높을수록 화질도 더 우수해진다.

PT Telkom의 Garuda 이사는 “이제 이러한 서비스를 이용하려고 저희를 찾는 기업이 늘고 있습니다. 효과를 높이는 동시에 효율성도 높여야 할 필요성이 이를 촉진하고 있습니다. 더 중요한 것은 중요한 비즈니스 결정을 내릴 수 있고, 음성과 데이터 모두 기록된다는 점입니다”라고 말했다.

예를 들어 CEO SUITE는 Indosat과 제휴해 화상회의 및 전화 회의 시설을 제공한다. 인스턴트 오피스를 제공하는 이 회사는 고객이나 일반 대중도 이러한 기능을 이용할 수 있도록 문호를 열고 있다.

CEO SUITE의 Maya 총괄 매니저에 따르면 화상회의는 제조업부터 제약, 컨설팅에 이르기까지 다양한 업종의 다국적 기업이 흔히 이용한다. CEO SUITE에서는 평균적으로 한 달에 약 2~4회의 화상회의가 열린다. Maya는 이용자들이 대개 비용 효율성을 기대한다고 설명했다. 비즈니스 파트너가 본사나 전 세계 지사 중 한 곳으로 출장을 가야 한다면 얼마나 많은 비용이 들지 상상해 보라. 게다가 화상회의는 여러 당사자와 동시에 진행할 수 있다.

그는 “따라서 임원 한 명을 다른 지역으로 출장 보내려면 교통비, 숙박비, 식비, 수당 등의 비용을 고려해야 합니다. 화상회의를 이용하면 잠재적인 비용 절감이 핵심 요소가 됩니다”라고 설명했다.