Nơi làm việc của con người, như có thể thấy và nhận thấy rõ rệt ngày nay, đang trải qua một bước chuyển biến xã hội lớn — được tạo ra và chịu ảnh hưởng bởi sự phát triển công nghệ của dân số thế giới, và sở thích của nhiều người ngày nay đặt ra những tiêu chuẩn rất cao. Doanh nhân, nhân viên, chủ công ty giờ đây mong muốn kiểm soát tốt hơn các quyết định của mình, nhu cầu cắt giảm chi phí của công ty và đặc biệt là thời gian của họ. Ngày nay, cân bằng giữa công việc và cuộc sống là điều mà hầu hết mọi người tìm kiếm, từ đó khiến họ tìm đến những công việc, mô hình kinh doanh và cơ cấu công ty mang lại đúng điều đó.
Các doanh nghiệp mới, doanh nghiệp nhỏ và lớn, thậm chí cả những doanh nghiệp quy mô rất lớn không còn bị bó buộc trong việc vận hành kinh doanh tại một cửa hàng thực tế hay một văn phòng vật lý. Có rất nhiều hình thức nơi làm việc thay thế dành cho mọi ngành nghề, chẳng hạn như văn phòng/nơi làm việc chia sẻ, làm việc từ xa, vườn ươm doanh nghiệp, văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, làm việc tại nhà. Những hình thức nơi làm việc thay thế này thường mang lại lợi thế giảm chi phí cố định và chi phí vận hành kinh doanh khi được sử dụng một cách chiến lược. Phần lớn thời gian, những nơi làm việc thay thế này khuyến khích và hỗ trợ nỗ lực làm việc cộng tác, đồng thời cũng tạo động lực cho lực lượng lao động với không gian và thời gian hạn chế, tùy thuộc vào mức độ công ty sẵn sàng phân bổ.
Giới kinh doanh đang bắt đầu đón nhận sự thay đổi này ở nơi làm việc truyền thống bằng cách dần phá vỡ mối liên kết giữa “công việc” và “văn phòng” thông qua những nơi làm việc thay thế mới này. Điều kiện làm việc truyền thống đang chuyển đổi theo hướng công việc được đưa đến người lao động, thay vì người lao động phải di chuyển.
Nơi làm việc thay thế có rất nhiều lợi thế khi được sử dụng và giám sát đúng cách, có chiến lược. Một lợi thế chính và rõ ràng nhất ở đây là giảm chi phí. Ngay cả những công ty lớn như AT&T và IBM cũng đã công khai chia sẻ việc công ty họ cải thiện dòng tiền và tiết kiệm hàng trăm triệu nhờ loại bỏ một phần văn phòng và hợp nhất các văn phòng khác.
“Một lý do khác là tiềm năng tăng năng suất. Nhân viên tại nơi làm việc thay thế có xu hướng dành ít thời gian và năng lượng hơn cho các thủ tục văn phòng thông thường và dành nhiều hơn cho khách hàng. Tại IBM, một cuộc khảo sát nhân viên tham gia Sáng kiến Di động (Mobility Initiative) cho thấy 87% tin rằng năng suất và hiệu quả công việc cá nhân của họ đã tăng lên đáng kể.” Mahlon Apgar, IV của Harvard Business Review chia sẻ.
Nền tảng cơ bản của các chiến lược làm việc thay thế là sử dụng ít không gian hơn, ít bất động sản hơn để hỗ trợ hiệu suất cao hơn và tốt hơn. Với thực tế này, những người trong môi trường làm việc có xu hướng hạnh phúc hơn vì họ ít phải bó buộc trong ô làm việc, bàn làm việc và máy tính. Giờ đây họ dành nhiều thời gian hơn để làm việc hiệu quả ở những nơi bên ngoài bốn bức tường quen thuộc – họ có thể đến văn phòng khách hàng nhiều hơn, gặp khách hàng tại nhà hàng, quán cà phê gần nhà hơn, đồng nghĩa với việc ít thời gian di chuyển và ít gây ô nhiễm hơn. Và khi tất cả cùng tập trung tại nơi làm việc thay thế của mình, chẳng hạn như một văn phòng ảo đi kèm không gian văn phòng trọn gói miễn phí mỗi tháng một lần, họ tận dụng thời gian đó nhiều hơn để cộng tác và xây dựng kết nối với nhau.
Xã hội kinh doanh ngày nay đang đứng trước ngưỡng cửa của một biên giới mới, đó là nơi làm việc thay thế mang đến cơ hội lớn để cả người lao động lẫn công ty cùng được hưởng lợi.
Ông Dayton của IBM giải thích: “Chúng ta nói về tính di động, nhưng biên giới tiếp theo là sự thiếu di động. Nơi làm việc thay thế – và tất cả công nghệ hỗ trợ nó – đang thay đổi cách con người cộng tác.” Không thể phủ nhận rằng chúng ta đang chuyển từ một kỷ nguyên mà ngày càng nhiều người tìm kiếm sự kết nối với nhau sang một kỷ nguyên mà con người sẽ phải quyết định khi nào và ở đâu cần ngắt kết nối – cả về mặt điện tử lẫn xã hội. Các tổ chức theo đuổi sáng kiến nơi làm việc thay thế (AW) – đặc biệt là những tổ chức có hình thức làm việc tại nhà – phải lưu tâm đến nghịch lý đó. Nơi làm việc thay thế thay đổi rất lớn cách con người làm việc, người lao động và công ty cần lưu tâm rằng cân bằng giữa lợi ích cá nhân và lợi ích doanh nghiệp là con đường đúng đắn để hiện thực hóa toàn bộ tiềm năng của khái niệm nơi làm việc thay thế này.
Những lợi ích có thể đạt được đã được xác định rõ. Nhưng đồng thời, mô hình này không thể phù hợp với tất cả mọi người. Những chiến lược nơi làm việc như vậy chắc chắn có thể khó áp dụng đối với một số người, ngay cả với những người đã ở trong một tổ chức phù hợp nhất với họ. Những thói quen đã ăn sâu và các trở ngại hằng ngày rất khó vượt qua, và những thách thức trong việc quản lý cả sự thay đổi văn hóa lẫn những cải tiến hệ thống mà nơi làm việc thay thế và các sáng kiến thay đổi cách làm việc đòi hỏi là không hề nhỏ.
Cũng như với bất kỳ nhu cầu nào – dù là cá nhân hay tổ chức, điểm khởi đầu tốt nhất là xác định và hiểu rõ nhiều thay đổi và hình thức có thể có, cùng các phương pháp và hệ thống mà nơi làm việc thay thế có thể áp dụng.
