Một văn phòng trong tích tắc

“Chúng tôi có đội ngũ quản lý và hành chính toàn nữ vì 99% khách hàng của chúng tôi là nam giới!”, Mee Kim, nhà sáng lập kiêm chủ tịch CEO SUITE, một công ty chuyên thiết lập văn phòng sẵn sàng, thanh lịch và hoạt ngôn, tươi cười nói.

“Đàn ông thích được phụ nữ phục vụ, và nhân viên của chúng tôi được đào tạo đặc biệt bài bản, có năng lực và chuyên nghiệp!” Bà không nhắc đến việc nhân viên của bà tại CEO SUITE cũng rất ưa nhìn, điều chẳng gây trở ngại gì cho bất kỳ tập đoàn nào.

Chỉn chu và bóng bẩy như một chiếc máy tính tiền, Kim vội nói thêm một cách tinh nghịch: “Thực ra, chúng tôi không phải là một tổ chức phân biệt giới tính – nhân viên văn phòng và nhân viên chuyển phát của chúng tôi là nam giới!”

Từ chối tiết lộ tuổi, bà nói: “Tôi đã làm trong cùng một ngành suốt 14 năm nên tôi biết hầu như mọi thứ về văn phòng trọn gói và trung tâm kinh doanh.

“Hầu hết những người gọi là chuyên gia trong nghề này đều rất trẻ, chưa có lợi thế kinh nghiệm. Thiết lập một Trung tâm kinh doanh với những thứ thông thường như nội thất, đường dây điện thoại và dịch vụ thư ký thì dễ, nhưng CEO SUITE độc đáo vì chúng tôi đoán trước yêu cầu của khách hàng ngay cả trước khi họ nhận ra mình muốn gì! Chúng tôi đi đầu về công nghệ mới nhất và văn phòng của chúng tôi liên tục được cập nhật và nâng cấp.”

Sinh ra tại Xê-un, Hàn Quốc, bà học Thạc sĩ Marketing và Thương mại tại Úc và gia nhập một công ty Úc hoạt động trong cùng lĩnh vực. Bà đã gắn bó với công ty này tám năm. Ban đầu làm việc tại Úc, bà đã đi khắp châu Á, tích lũy những thông tin và kinh nghiệm vô giá.

“Tôi chọn cái tên ‘CEO SUITE’ vì nó thẳng thắn và tự giải thích. Chúng tôi phục vụ những người ra quyết định, giám đốc điều hành và người đứng đầu các công ty. Khách hàng của chúng tôi là những nhà điều hành chuyên nghiệp, đòi hỏi chất lượng”, Kim giải thích.

Kết hôn với một người Indonesia gốc Hoa và có một con, bà coi Gia-các-ta và Xê-un là nhà. Lẽ tự nhiên CEO SUITE đầu tiên của bà sẽ đặt tại Gia-các-ta. CEO SUITE đầu tiên nằm tại tòa nhà danh tiếng Wisma GKBI.

Đó là thời điểm tồi tệ nhất có thể.

Kim vẫn rùng mình khi nghĩ lại. “CEO SUITE khai trương năm 1997. Chỉ trong vòng một tháng, cuộc khủng hoảng kinh tế châu Á ập đến như một nhát búa tạ siêu thanh!

“Rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đóng cửa và người nước ngoài rời đi theo từng chuyến bay. Ngay cả Xin-ga-po cũng bị ảnh hưởng nặng nề. Trước đây có khoảng 40 doanh nghiệp như vậy. Giờ chỉ còn 20. Chúng tôi đã tiếp quản một phần không gian văn phòng của họ tại Gia-các-ta và Xin-ga-po nên chúng tôi đã may mắn. Điều này tôi cho là nhờ quản lý tốt và đội ngũ nhân viên tận tâm của tôi!

“Những năm tiếp theo đầy rẫy điều kiện bất lợi, nào là sự kiện 11/9, cuộc xâm lược Iraq, SARS, đủ cả! Niềm tin kinh doanh đang ở mức thấp, vậy mà các văn phòng của chúng tôi vẫn khá kín chỗ. CEO SUITE tại Kuala Lumpur đang đạt tỷ lệ lấp đầy từ 90% đến 100%!”

Bà nhận xét rằng là phụ nữ trong một ngành do nam giới chi phối không phải là bất lợi cũng chẳng phải lợi thế. “Tôi được chú ý khi đàm phán thuê mặt bằng. Nhưng không ai giảm tiền thuê chỉ vì tôi là phụ nữ. Tôi phải chứng minh năng lực và kinh nghiệm của mình vì CEO SUITE chỉ đặt tại các tòa nhà sang trọng, mang tính biểu tượng, dù ở KL, Xin-ga-po, Thượng Hải hay Gia-các-ta. Chủ sở hữu những tòa nhà danh tiếng như vậy cũng rất kén chọn khách thuê và thẩm định họ cẩn thận.”

Kim khoát tay chỉ về sảnh rộng rãi, phòng hội nghị ấn tượng, các tác phẩm nghệ thuật treo dọc tường, những bình hoa lộng lẫy và nội thất thiết kế đắt tiền. “Bạn có thể thuê một phòng nhỏ trong một giờ hoặc một văn phòng thiết kế riêng đến hai năm theo mức giá hiện nay. Hầu hết các nơi chỉ cho phép khách thuê ký hợp đồng tối đa một năm. Mặt bằng linh hoạt của chúng tôi giúp bạn có không gian văn phòng may đo. Chúng tôi chỉ cần 24 giờ để nhà thầu dỡ tường hoặc thêm vách ngăn. Văn phòng của bạn có thể mở rộng hoặc thu hẹp tùy theo nhu cầu.”

Khi cửa thang máy mở ra ở tầng 36 tòa nhà Maxis, không có tấm biển nào ghi “CEO SUITE”.

“Bạn không thể đi lạc vì chúng tôi đã sử dụng toàn bộ tầng 36!”, Kim mỉm cười. “Không có biển hiệu nên tạo cảm giác toàn bộ không gian là của bạn. Tương tự, tôi không cho phép ghi tên công ty trên cửa vì tôi thấy điều đó thật kém sang. Tầm nhìn toàn cảnh của chúng tôi tuyệt vời vì hướng thẳng ra Tháp đôi Petronas.”

Theo Kim, Văn phòng sẵn sàng (Instant Office – IO) lúc nào cũng vượt trội so với Văn phòng tại nhà một người (Single Operator Home Office – SOHO).

“Văn phòng tại nhà một người tiện lợi vì bạn ngủ, ăn, làm việc và nuôi dạy gia đình ở đó. Nhưng địa chỉ của bạn có thể thiếu chuyên nghiệp và không có dịch vụ hỗ trợ. Văn phòng sẵn sàng cung cấp mọi thứ, từ chuyển cuộc gọi đến điện thoại di động, máy in laser màu, internet băng thông rộng, an ninh 24 giờ, hội nghị truyền hình trực tiếp đến quản lý dự án, tuyển dụng nhân sự, thành lập công ty, tư vấn thuế và dịch vụ kế toán. Ngoài ra, Zen Cybercafe của chúng tôi còn phục vụ cà phê, trà và đồ uống miễn phí!

“CEO SUITE rất phù hợp cho các công ty trong nước và nước ngoài vì không đòi hỏi vốn đầu tư lớn hay chi phí ẩn. Không có gì ràng buộc bạn, bạn được tận hưởng điều mà tôi gọi là “thời kỳ trăng mật” vì bạn không bao giờ biết khi nào cuộc suy thoái tiếp theo sẽ ập đến. Bạn giảm thiểu rủi ro và chi phí vận hành ban đầu như cải tạo. Các cuộc gọi được trả lời bằng tên công ty của bạn, một điểm cộng vì hầu hết các công ty nhỏ không đủ khả năng thuê lễ tân toàn thời gian.

“Thời kỳ thuận lợi, 90% khách thuê của chúng tôi là người nước ngoài mới đến. Giờ đây người địa phương nhận ra chúng tôi có chi phí ngang bằng hoặc thậm chí rẻ hơn một văn phòng đi thuê! Chúng tôi thiết kế gói riêng cho từng hợp đồng, từ RM20 mỗi giờ cho một văn phòng thoải mái, diện tích vừa phải. Mức giá trung bình là RM4,500 mỗi tháng. Chúng tôi từng có một công ty với 100 nhân viên thuê nửa tầng! Chúng tôi yêu cầu đặt cọc hai tháng nhưng điện, nước, điều hòa và các tiện ích đều miễn phí! Khách thuê của chúng tôi gồm British Telecoms, DELL và Exxon, những tên tuổi quốc tế hàng đầu.

Kim khẳng định: “CEO SUITE là công ty văn phòng trọn gói duy nhất do phụ nữ sở hữu và quản lý hoàn toàn. Tôi chỉ tuyển những nhân sự có trình độ cao nhất vì CEO SUITE còn tương đối mới tại KL. Chúng tôi chỉ mới khai trương năm 2001.”