Văn phòng “may đo” theo yêu cầu

Vận hành các trung tâm kinh doanh khắp Đông Á đòi hỏi sự linh hoạt rất lớn, bởi khách hàng ở mỗi quốc gia dường như muốn những dịch vụ hoàn toàn khác nhau.

Chỉ vài giờ sau khi một quả bom xe phát nổ bên ngoài Đại sứ quán Úc tại Gia-các-ta ngày 9 tháng 9, Mee Kim đã liên tục nhận được các cuộc gọi từ những giám đốc điều hành đang rối bời. Dù vụ nổ gây thiệt hại không đáng kể cho tòa đại sứ quán vốn được gia cố kiên cố, nó đã xé toạc các tầng văn phòng ốp kính của những tòa nhà lân cận, khiến nhiều nơi không thể sử dụng được. Chỉ trong một đêm, Mee Kim đã chuẩn bị phòng, đường dây điện thoại và máy tính cho công ty khai khoáng Freeport McMorRan cùng ba công ty dầu khí tại các văn phòng trung tâm kinh doanh của bà, cách đó vài dãy nhà. “Ngay ngày hôm sau, họ đã dọn vào,” bà kể.

Kim, 42 tuổi, là người sáng lập kiêm chủ tịch CEO SUITE, một mạng lưới trung tâm kinh doanh khắp khu vực phục vụ cả doanh nghiệp lẫn cá nhân. Khách hàng tìm đến bà cho mọi nhu cầu, từ số điện thoại chuyển tiếp và địa chỉ ở vị trí trung tâm cho đến văn phòng được trang bị đầy đủ, phòng họp hội đồng quản trị và khu bếp. Có khách chỉ ở lại vài giờ, có khách gắn bó nhiều năm liền, dựa vào bà về kiến thức địa phương, tư vấn, an ninh, liên lạc, nhân sự, dịch vụ vận chuyển và công nghệ.

Bài học của bà kể từ khi lập trung tâm đầu tiên năm 1997: doanh nhân ở mỗi quốc gia cần những thứ hơi khác nhau, và vận hành một trung tâm kinh doanh đòi hỏi sự linh hoạt. “Một số nơi cung cấp vài dịch vụ bổ sung như kế toán và đưa đón sân bay, nhưng chúng tôi thì khác,” bà nói.

Theo bà, chẳng hạn, nếu hoạt động kinh doanh ở Gia-các-ta chịu chi phối bởi tình hình an ninh không kém gì bởi kinh tế – một sức hút lớn của hai trung tâm của bà tại Gia-các-ta là hệ thống an ninh nghiêm ngặt trong tòa nhà – thì văn phòng ở Thượng Hải lại giống như một vườn ươm doanh nghiệp cho các công ty mới khởi sự. Trong khi đó, Xin-ga-po phục vụ những khách hàng dài hạn không có ý định mở rộng vượt ra ngoài một văn phòng đại diện, và phải cạnh tranh về giá trong một thị trường rất chú trọng chi phí. Còn Kuala Lumpur, theo bà, nằm ở khoảng giữa hai thị trường trên: tiếp nhận khách hàng cho đến khi họ lập cơ sở lâu dài, nhưng vẫn giữ chi phí thấp trong một thị trường cạnh tranh. “Mỗi nơi một khác,” bà nói, “và cần ở chúng tôi những điều khác nhau.”

Con đường ấy không hề bằng phẳng. Sau khi học kinh doanh tại Úc (và vẫn còn giữ chút âm sắc Úc), Kim làm việc 7 năm cho các công ty Úc chuyên thành lập trung tâm kinh doanh trong khu vực. Rồi năm 1997, khi đang sống ở Indonesia, bà quyết định tự lập trung tâm của riêng mình. “Gia-các-ta là thành phố hiệu quả nhất về chi phí và là nơi học hỏi tốt,” bà nói. Đúng hơn là một khóa học cấp tốc: chưa đầy một tháng sau khi bà mở trung tâm đầu tiên tại tòa nhà Sở Giao dịch Chứng khoán ở khu thương mại trung tâm, cuộc khủng hoảng tài chính ập đến. Thay đổi chiến thuật, từ nhắm vào các tập đoàn đa quốc gia muốn mở văn phòng tại Indonesia – vốn chẳng còn ai – bà chuyển sang các công ty đang rút đi theo hướng ngược lại hoặc đang thu hẹp quy mô.

Gia-các-ta có thể không bùng nổ, nhưng bà thấy việc kinh doanh vẫn tốt. Sau khi mở rộng ra hai tòa nhà, các văn phòng của bà nhìn sang nhau qua giao lộ lớn nhất thành phố. Việc mở rộng của bà từng bị chế giễu bởi những người coi Indonesia là một quốc gia đang rơi tự do về kinh tế. “Ai cũng nghĩ tôi điên,” bà nói. Nhưng với bà, vấn đề không phải là tìm được khách mà là đáp ứng đủ khách để có lãi.

Quả thật, văn phòng chủ lực của bà tại Wisma GKBI luôn nhộn nhịp người đưa thư, nhân viên và khách hàng qua lại, chờ đợi trong khu lễ tân thoáng đãng và hiện đại. Các phòng làm việc đều được trang bị sẵn nội thất, nhưng khách hàng có thể mang đồ của mình vào nếu muốn. Riêng tại Gia-các-ta, bà có 250 khách hàng, từ các nhà báo đến những công ty như British Telecom và Dell, trả từ $60 mỗi tháng cho một địa chỉ kinh doanh hay “văn phòng ảo”2 cho đến hàng nghìn đô la cho không gian văn phòng. Các dịch vụ chuyên nghiệp khác còn có chuyển tiếp lời nhắn qua tin nhắn văn bản. Theo bà, dịch vụ này đặc biệt được ưa chuộng “vì không ai cần biết bạn đang ở sân golf.”