การประชุมทางธุรกิจกำลังเป็นกันเองมากขึ้น

บางที การจัดประชุมภายในบริษัทหรือแม้แต่กับคู่ค้าทางธุรกิจ ในห้องประชุมขนาดใหญ่ที่ดูน่าเกรงขามซึ่งมีผู้บริหารหลายคนเข้าร่วม อาจไม่จำเป็นอีกต่อไป

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการรายหนึ่งกล่าวว่า การประชุมรูปแบบนี้เป็นแบบอนุรักษนิยม ไม่คุ้มค่าใช้จ่าย และไม่ได้สะท้อนภาพลักษณ์ระดับโลกของบริษัทอย่างแท้จริง นอกเหนือจากเวลาที่ต้องใช้ในการจัดเตรียมและนัดหมายให้หลายฝ่ายเข้าร่วมแล้ว บ่อยครั้งเรายังต้องคำนึงถึงหลักประสิทธิผลและผลิตภาพด้วย

ท่ามกลางยุคแห่งโทรคมนาคมขั้นสูง ผู้เข้าร่วมประชุมไม่จำเป็นต้องพบกันแบบตัวต่อตัว เพราะการใช้การประชุมทางโทรศัพท์ การประชุมทางวิดีโอ หรือการประชุมทางเสียงมีประสิทธิภาพมากกว่า เราเพียงแค่เลือกรูปแบบที่สะดวกและสบายที่สุด ซึ่งทั้งหมดนี้ผู้ให้บริการสามารถจัดหาให้ได้

การประชุมทางไกล ไม่ว่าจะผ่านภาพหรือเสียง ก็ไม่ได้ทำให้การทำธุรกิจสมจริงน้อยลง หากมีทางเลือก ผู้เข้าร่วมแต่ละคนย่อมเลือกอยู่ในสำนักงานของตนระหว่างการประชุม หากต้องการเห็นหน้าคู่สนทนา สิ่งที่ต้องทำก็เพียงเลือกความเร็วเป็นกิโลไบต์ต่อวินาที/kbps ยิ่ง kbps สูงเท่าใด คุณภาพของภาพก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

“ปัจจุบันมีบริษัทมาใช้บริการดังกล่าวกับเรามากขึ้น ซึ่งเป็นผลมาจากความต้องการเพิ่มประสิทธิภาพควบคู่ไปกับการเพิ่มประสิทธิผล ที่สำคัญกว่านั้นคือ เราสามารถบรรลุการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญได้ และทุกอย่างถูกบันทึกไว้ทั้งเสียงและข้อมูล” Garuda ผู้อำนวยการของ PT Telkom กล่าว

ตัวอย่างเช่น CEO SUITE ให้บริการสิ่งอำนวยความสะดวกด้านการประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางโทรศัพท์ โดยร่วมมือกับ Indosat บริษัทผู้ให้บริการออฟฟิศสำเร็จรูปแห่งนี้เปิดโอกาสให้ลูกค้าหรือบุคคลทั่วไปใช้บริการดังกล่าว

Maya ผู้จัดการทั่วไปของ CEO SUITE ระบุว่า การประชุมทางวิดีโอนิยมใช้กันในบริษัทข้ามชาติจากหลากหลายอุตสาหกรรม ตั้งแต่การผลิต เภสัชกรรม ไปจนถึงที่ปรึกษา โดยเฉลี่ย CEO SUITE จัดการประชุมทางวิดีโอประมาณ 2 – 4 ครั้งต่อเดือน Maya อธิบายว่า โดยทั่วไปผู้ใช้คาดหวังความคุ้มค่าด้านค่าใช้จ่าย ลองนึกภาพดูว่าคู่ค้าทางธุรกิจของเราจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากเพียงใด หากต้องเดินทางไปยังสำนักงานใหญ่หรือสาขาใดสาขาหนึ่งทั่วโลก นอกจากนี้ การประชุมทางวิดีโอยังสามารถจัดพร้อมกันกับหลายฝ่ายได้

“ดังนั้น หากคุณต้องการให้ผู้บริหารคนใดคนหนึ่งเดินทางไปต่างเมือง คุณต้องคำนึงถึงค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าอาหาร เบี้ยเลี้ยง ฯลฯ ด้วยการประชุมทางวิดีโอ การประหยัดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นจึงเป็นปัจจัยสำคัญ” เธออธิบาย